Getting Things Done (GTD) یک سیستم مدیریت زمان و بهره وری است که به شما کمک می کند با استفاده از یک سیستم جامع از لیست ها و تقویم ها ، وظایف خود را انجام دهید و تعهدات خود را به روشی بدون استرس و کارآمد انجام دهید.
ایده اساسی تکنیک gtd این است که تمام کارهای خود را به صورت مکتوب قرار دهید تا اطمینان حاصل کنید که چیزی فراموش نخواهید شد. در طولانی مدت استرس شما کمتر خواهد شد زیرا نیازی به یادآوری همه چیز نخواهید داشت. و از آنجا که مجبور نخواهید بود کارهای مهم را دائماً به یاد بیاورید ، ذهن شما در کارهای ناخوشایند روز کمتر به کارهای برنامه ریزی شده متمرکز می شود.
به عبارت دیگر ، با نگرانی از آنچه باید انجام دهید ، خواب کمتری خواهید داشت. با تشکر از یک سیستم سازمانی نوشته شده ، می توانید مطمئن باشید که همه کارها را به موقع انجام می دهید و چیزی را فراموش نمی کنید. ذهن شما می تواند وقتی که زمان استراحت است واقعاً شل شود و می تواند بهتر روی وظایف محوله متمرکز شود زیرا هیچ چیز دیگری در پس ذهن شما نمی گذرد.
در این روش ، کارهای بزرگتر را به کارهای فرعی کوچکتر تقسیم می کنید و مهلت های مشخصی را برای آنها تعیین می کنید .انجام یک بررسی منظم این اطمینان را به شما می دهد که تمام وظایف و پروژه های خود را پیگیری خواهید کرد ، نقاط ضعف سیستم خود را شناسایی کرده و پیشرفت هایی را انجام خواهید داد.
زندگی روزمره انسان با برنامه، ریتم می پذیرد، اینگونه هیچ وقت با مشکل کمبود وقت مواجه نخواهیم شد. اکثر ما از برنامه ریزی درست برای زمان های زندگیمان، نا آگاه هستیم به همین دلیل راهکارهای خوبی به کار نمی گیریم و بعد از مدتی دوباره به رول گذشته برمی گردیم.
GTD – یا “انجام کارها” – چارچوبی برای سازماندهی و پیگیری وظایف و پروژه های شما است. هدف آن کمی بالاتر از “انجام کارها” است
روزانه کارهای زیادی با سرعت زیاد به سمت ما میاد ما مملو از ایمیل ها / پیام های فوری هستیم تقویم های ما پر از جلسات است و به عنوان مهمترین مسئله ما مدام با وقفه ها و حواس پرتی ها و کارهای برنامه ریزی نشده مواجه می شویم.پس تنها مهارت برای آینده مدیریت تمرکز و توجه است . آیا مشغول انجام کارهای درست هستید یا در دام جدیدترین کارها گرفتار شده اید؟ آیا روزانه صرفا به سوالات با صدای بلند در ذهنتان پاسخ می دهید؟آیا همیشه در تلاش برای حفظ تعادل کار و خانواده هستید؟ پیشنهاد ما به شما پیاده سازی تفکر و روش های اساسی بر اساس متد GTD می باشد. GTD با ارائه تکنیک های عملی به شما کمک می کند تا دنیای خود را کنترل کنید. GTD کمک می کند تا ذهن خود را فعال نگه دارید و اطمینان داشته باشید که در هر زمان مشخص بر روی کارهای درست متمرکز شده اید.
باید گفت هدف از آموختن مهارت مدیریت زمان در این است که ما در طول بیست‌وچهار ساعت شبانه‌روز یا در طول هفته و ماه و سال بتوانیم از زمان و وقت ارزشمند خویش به شکل مؤثر بهینه و با رعایت اولویت‌ها استفاده کنیم و راه و مسیر پیشرفت و موفقیت و عملیاتی کردن کارها و انجام به‌موقع کارها را هموار سهل و آسان کنیم و از آرامش و انگیزه نیز برخوردار شویم.
مدیریت زمان از آن جهت مهم و ارزشمند است که می‌تواند پایه و اساس موفقیت ما در زندگی باشد و ما را تبدیل به فردی کند که از زمان و وقت خود استفاده‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ی مؤثر، بهینه و بهره‌ور داشته باشیم و با یک نظم و هماهنگی و آمادگی قبلی فعالیت‌های زندگی خویش را اجرایی کنیم.
بدون شک یادگیری و برخورداری از مهارت مدیریت زمان برای هر فردی به‌ویژه در دنیای امروز یک ضرورت اجتناب‌ناپذیر و یک شکل از زندگی هدفمند و با برنامه است. انسان‌ها در دنیای امروز با این حجم از کار و فعالیت‌های روزانه یا باوجود اهداف و کارهای گوناگونی که دارند، بهتر است با برنامه‌ریزی زمانی و تقسیم‌بندی کارها به موفقیت و پیشرفت مطلوب خود برسند.اگر کاملاً نمی دانید که چرا مدیریت زمان مهم است ، ممکن است انگیزه تغییر نداشته باشید.به همین دلیل شما باید به تصویر کلی نگاه کنید.
چرا مدیریت زمان اینقدر مهم است؟ در اینجا 7 دلیل برتر ذکر شده است :
گام اول مدیریت زمان لیست انجام کارها را بنویسید
مسلح شدن به لیست کارهای روزمره یکی از موثرترین استراتژی های مدیریت زمان است. با دانستن اینکه دقیقاً چه کاری لازم است در هر روز انجام دهید ، کمتر وقت خود را برای انجام کارهای غیر ضروری هدر می دهید. لیستی از کارهایی که به درستی تفکر شده است به شما کمک می کند آنچه ضروری است و عمدتا غیرضروری را تشخیص دهید. من شخصاً توصیه می کنم هنگام تکمیل موارد ، موارد را بررسی کنید. این به شما کمک می کند تا تمرکزخود را حفظ کنید.
برای اینکه بتوانید در مسیر رسیدن به رویاهایتان موفق شوید باید برای خودتان هدف تعیین کنید و برای رسیدن به اهدافتان با انگیزه پیش بروید . انگیزه موتور محرک شما در رسیدن به اهداف است . برای ایجاد انگیزه راههای موثری وجود دارد که میتوانید با بکارگیری آنها به موفقیت دست یابید.
داشتن اعتماد به نفس در انجام کارها به شما کمک میکند تا بتوانید انگیزه لازم در آن کار را کسب کنید و روی آن کار تمرکز کنید و در نهایت به موفقیت برسید.
انگیزه اولین عنصر تشکیل دهنده رفتار در ما آدم هاست، وقتی می پرسیم فلان شخص چرا فلان کار را انجام داد؟ دنبال انگیزه او از رفتارش هستیم. انگیزه وادارمان می کند کاری را که واقعا دوست داریم انجام دهیم یا به هدفی که واقعا داریم برسیم، اما این مهم است که بفهمیم چگونه در خود انگیزه ایجاد کنیم و به هدف برسیم.در این نوشته می خواهیم درباره سه گام مهمِ تمرکز، رشد اعتماد به نفس و ثابت قدم بودن که در ایجاد انگیزه موثر هستند، با شما صحبت کنیم. همراه ما باشید تا ببینیم چگونه باید در خودمان انگیزه ایجاد کنیم.
به طور کلی به تمامی رفتارها و مهارت هایی شخصی که در راستای بهبود وضعیت فعلی مورد استفاده قرار می گیرند به اصطلاح توسعه فردی گفته می شود. به زبان ساده تر فرض کنید شما یک مهارت خاصی را دارید، برای اینکه در حرفه و تخصص خودتان به بهترین تبدیل شوید نیاز به توسعه خود دارید. یا مثال دیگری برای درک بهتر تصور کنید شما یک طراح هستید، وقتی شما در شغل خود بخواهید به بهترین تبدیل شوید، باید مراحل مربوط به توسعه خودتان را طی کنید.
البته توجه داشته باشید به دست آوردن مهارت های جدید و یادگیری در مسیر موفقیت فردی نیز مربوط به مبحث توسعه فردی می باشد. و به طور کلی می توان این مورد را دستیابی به مهارت های جدید دانست.
چرا بهبود فردی مهم است؟
همه ما انسان ها نیاز به رشد داریم. همیشه اصطلاح رشد را در کنار توسعه به کار می ببرند و آن را رشد و توسعه فردی می نامند. شخصی می خواهد درآمدش بیشتر شود، کسی می خواهد به معرف ترین بازیگر دنیا تبدیل شود و بسیاری موارد مشابه دیگر … به همین دلیل است که همه انسان ها به رشد و توسعه فردی نیاز دارند.
وضعیت فعلی هر فردی یا به اصطلاح محدوده ای که در آن قرار دارد حاصل رشد فرد می باشد. اگر شما یک دانشجو هستید یعنی مراحل قبلی تحصیل را پشت سر گذاشته اید. کسی که راننده کامیون است، یعنی بعد از گذراندن چندین مرحله مختلف به این درجه دست یافته است. با این تفاصیر همه انسان ها چه بخواهند چه نخواهند درگیر موضوع توسعه فردی هستند
آیا از انبوه کارهای تلنبارشده روی‌هم و انجام ندادنشان کلافه شده‌اید؟ اگر این‌طور است، حتما به روش برنامه ریزی به روش gtd برای مدیریت زمان نیاز دارید.
برای همه‌ی ما بارها پیش آمده کار مهمی به‌ذهنمان رسیده و به خودمان وعده داده‌ایم که به‌محض رسیدن به خانه یا محل کار، آن را انجام می‌دهیم؛ اما وقتی به آن مکان می‌رسیم، انبوه کارها و اخبار دیگری که به‌ما می‌رسد، باعث می‌شود آن کار مهم را فراموش کنیم. بعد از مدتی، به‌یاد می‌آوریم قرار بود کار مهمی انجام دهیم و ناباورانه با خود می‌اندیشیم چرا کاری که اینقدر برایمان اهمیت دارد، به‌راحتی فراموش می‌کنیم؟
این اتفاق یک دلیل مشخص دارد و آن این است که مغز وظیفه‌ی ایجاد ایده‌ها برای انجام کارها را دارد و نه نگه‌داشتن آنها در ذهن. آنچه می‌تواند به ما در این مسیر کمک کند، روش معروف دیوید آلن با عنوان به‌انجام رساندن کارها (G.T.D) است برنامه ریزی به روش gtd (مخفف عبارت Getting Things Done) روشی جهانی برای داشتن بهره‌وری فراوان و بدون استرس است.
ابتدا ببنینم دیود الن کیست سپس مختصری در مورد روش gtd صحبت کنیم
وقت آن قدر ارزشمند است که خداوند به آن سوگند یاد کرده است. به قول برایان تریسی: «کیفیت زندگی شما به میزان بهره وری شما از زمان بستگی دارد و این که کیفیت مدیریت زمان شما در استفاده بهتر از وقت چگونه است.» بیشتر مردم از کمبود وقت و زمان شکایت دارند. گویا زمان، مسئول تمام گرفتاری هاست ولی آیا به راستی این گونه است؟
این که گفته اند فرصت به دست آمدنی نیست بلکه به دست آوردنی است، کلامی درست است و کسانی که خلاقیتشان در مدیریت زمان و برنامه ریزی استفاده از فرصتهای موجود سبب می شود که زمان گسترش یابد و از هیچ، خیلی چیزها پدید آید،افرادی هستند که گوهر وقت را به دست آورده اند.
و در عوض تنبلی و بینظمی و آشفتگی دزد آرزوها و موفقیت ها شمرده می‌شود.ولی چگونه می توان از فرصتهای مختلف نهایت بهره وری را داشت؟ در حقیت باید توجه کنیم که زمان در حال گذر و از میان رفتنی است و نمیتوان آن را پس انداز کرد. تنها میتوان آن را به روشهای مختلف به بهره وری رساند. و با داشتن هدف و برنامه ی منظم می توان با زمان داد و ستدی عادلانه داشته باشیم و زمان را با حفظ کیفیت و کمیت یا بهبود آنها به زنجیر کشید
قدرت تغییرات کوچک در زندگی معمولا نادیده گرفته می‌شوند، در حالی که یکی از مهمترین و تاثیرگذارترین اثرات را در زندگی ما دارد. معمولا همه فکر می‌کنند که برای به وجود آوردن تغییرات بزرگ باید قدم‌های بزرگ برداشت و معمولا به واسطه همین تفکر هم به ندرت رنگ موفقیت و تغییرات بزرگ را می‌بینند. افراد موفق دنیا باور دارند که موفقیت نه یک شبه به دست می‌آید و نه با تغییرات بزرگ بلکه همین قدرت تغییرات کوچک است که می‌تواند آنها را به موفقیت نزدیک کند.
ساموئل اسمایلز در کتاب اعتماد به نفس از قانون ۱۵ دقیقه صحبت میکند.
در واقع یکی از مهمترین کارهایی که برای رسیدن به موفقیت باید انجام دهید مشخص کردن اولویت‌هاست چراکه باید حتما بخشی از روزتان را به آنها اختصاص دهید
اولویت‌ها همان برنامه‌ها و کارهایی هستند که قراراست شما را به هدفی که دارید برسانند.از روش زیر برای الویت بندی استفاده کنید :